В колко екземпляра се издава фактура? По закон всяка фактура се издава най-малко в два екземпляра – един за доставчика (издаващия фактурата) и един за получателя (клиента). В цифровата ера обаче принципите се променят в зависимост от това дали фактурата е на хартия или електронна. За фирмите е важно да знаят изискванията, за да нямат счетоводни или данъчни проблеми.
В тази статия 13 раздела
1. Основно правило: Два екземпляра
При стандартно издаване на хартиена фактура се изготвят:
– Оригинал – за получателя (клиента)
– Копие – за доставчика (фирмата, която издава фактурата)
Това правило е записано в Закона за счетоводството и в ЗДДС. Всяка фактура трябва да бъде съхранявана от двете страни за целите на отчетността и данъчния контрол.
2. Кога се издават повече от два екземпляра
Има случаи, при които една фактура се прави в повече копия:
– когато има посредник или трета страна
– когато документът трябва да се представи в банка
– когато става въпрос за международни доставки
– когато счетоводният отдел изисква допълнително копие
– при архивиране в различни отдели
Въпреки това законът не задължава фирмата да издава повече от два екземпляра. Всички допълнителни копия са по вътрешни правила.
3. Електронна фактура – колко екземпляра се считат
При електронните фактури (e-invoice) правилата са по-различни:
– електронната фактура не се принтира задължително
– тя се счита за един документ, но достъпен и за двете страни
– системите за електронно фактуриране пазят копие автоматично
Така реално има само един цифров документ, но правно се третира така, сякаш и двете страни имат собствен екземпляр.
4. Кой трябва да пази фактурата и колко време
Според Закона за счетоводството и данъчните правила, фактурите трябва да се пазят:
– минимум 10 години от издаването
– както оригиналът, така и копието
Това важи както за хартиени, така и за електронни фактури.
5. Как се съхраняват фактурите
Хартиени фактури
– съхраняват се в папки
– подредени по дати и номера
– в защитена среда
Електронни фактури
– съхранение в облак, електронен подпис, ERP система
– архивирани в оригиналния формат (PDF, XML и др.)
6. Примерни ситуации
Пример 1: Малък магазин
Продавачът издава фактура в 2 екземпляра: оригинал за клиента и копие за счетоводството.
Пример 2: Онлайн търговия
Издава се електронна фактура. Клиентът я получава по имейл, а системата пази копието.
Пример 3: Международен транспорт
Може да се изискат няколко копия – за клиента, за митницата и за транспортната фирма.
Пример 4: Банкова операция
Банката може да поиска допълнително копие като доказателство, но това не е законово изискване.
7. Чести заблуди
Заблуда: Фактурата трябва да бъде издадена в три екземпляра.
Истина: Законът изисква само два – всички други са по вътрешно желание.
Заблуда: Електронните фактури трябва да се принтират.
Истина: Не е нужно – те са валидни в дигитален вид.
Фактурата по закон се издава в два екземпляра – един за клиента и един за фирмата. Това правило е задължително за хартиените фактури. При електронните фактури няма хартиени копия, но документът се съхранява по електронен път от двете страни. Допълнителни копия могат да се изготвят само при необходимост. Важно е всяка фактура да бъде съхранявана минимум 10 години, независимо от формата ѝ.