Как да подам декларация образец 1

Подаване на Декларация образец 1 – стъпка по стъпка в НАП (онлайн с КЕП)

Декларация образец 1 (Д1) е декларацията, с която се подават данни за осигуреното лице за съответен месец. Подаването се прави по ред, определен в Наредба Н-13, и най-често става електронно чрез портала на НАП с квалифициран електронен подпис (КЕП). Целта е данните да влязат коректно в системата, да получите входящ номер и да можете да проверите статуса и резултата от обработката.

В тази статия 19 раздела

Кой подава декларация образец 1

Работодатели и осигурители – подават данни за наетите лица.
Самоосигуряващи се лица – подават данни за себе си, когато за тях е приложимо подаване на Д1 по реда на наредбата.
Упълномощени лица (счетоводители/ТРЗ) – подават от името на осигурителя според правата и упълномощаването.

Какво ви е необходимо преди подаване

Квалифициран електронен подпис (КЕП) – в практиката това е стандартният начин за подаване на Д1 през е-услугите.
Достъп до портала за електронни услуги на НАП.
Файл с данните за Д1 в изисквания формат (генериран от ТРЗ/счетоводен софтуер или от инструментите на НАП).
Проверка/валидация на файла преди изпращане, за да избегнете отхвърляне.

Къде се подава декларация образец 1

Подаването по електронен път се прави през портала за предоставяне на електронни услуги на НАП, като при успешно подаване системата автоматично издава входящ номер и дата.

Подаване на декларация образец 1 онлайн с КЕП: точни стъпки

Стъпка 1: Подгответе данните и генерирайте файл за Д1

Въведете данните за месеца в ТРЗ/счетоводния си софтуер.
Генерирайте файл за Д1 във формат, който отговаря на структурата и изискванията на НАП.
Ако не ползвате външен софтуер, използвайте предоставените от НАП програмни продукти/описания за структура и формат на файловете за Д1.

Стъпка 2: Проверете файла (валидация) преди подаване

Пуснете проверка за формални грешки: период, ЕГН/ЛНЧ, кодове, задължителни полета.
Уверете се, че периодът (месец/година) и данните за осигурителя са правилни.
Ако имате списък с грешки, коригирайте в източника (ТРЗ/софтуера) и генерирайте файла наново.

Стъпка 3: Влезте в е-услугите на НАП с КЕП

Отворете портала за електронни услуги на НАП.
Изберете вход с КЕП.
Изберете сертификат (ако се появи избор) и потвърдете с ПИН на подписа.

Стъпка 4: Изберете услугата за подаване на Д1 (и Д6, ако подавате заедно)

В менюто с услуги намерете подаването на осигурителни декларации с Декларация образец 1 (в практиката често е в обща услуга за Д1 и Д6).
Изберете опцията за прикачване/качване на файл.

Стъпка 5: Качете файла и подпишете подаването

Прикачете подготвения файл за Д1.
Стартирайте подаването.
Подпишете електронно, когато системата изиска това.

Стъпка 6: Вземете входящ номер и запазете доказателството

След подаването системата издава входящ номер и дата (потвърждение за приемане на подаването).
Запазете потвърждението: входящ номер, дата/час и документ/разписка, ако порталът предоставя файл за изтегляне.

Как да проверите дали декларация 1 е приета и обработена

Входящият номер доказва, че сте подали данните. След това е важно да проверите резултата от обработката, защото файл може да е подаден, но да съдържа грешки, които да доведат до отхвърляне или частично неприемане.

Влезте в портала с КЕП.
Намерете справка/история за подадени документи или съобщения/резултати от обработка.
Проверете статуса спрямо входящия номер: прието/обработено/върнато с грешки.

Коригираща и заличаваща декларация образец 1

Ако откриете грешка след подаването (например грешен осигурителен доход, код за вид осигурен, период или лични данни), корекцията се прави по реда за коригиращи и заличаващи данни, предвиден в Наредба Н-13 и указанията на НАП. Практическият подход е следният:

Установете точно кои записи са грешни (за кое лице и кой месец).
Коригирайте данните в ТРЗ/софтуера и генерирайте коригиращ/заличаващ файл според правилата за типа декларация.
Подайте файла отново през портала с КЕП и запазете новия входящ номер.

Ако корекцията е свързана със специфични случаи (предписания, периоди, спорни осигурителни данни), следвайте процедурите и указанията на НАП/НОИ за конкретната ситуация.

Най-чести грешки при подаване на Д1 и как да ги избегнете

Грешен период (месец/година)

Проверявайте периода в ТРЗ преди генериране на файла.
Не използвайте стар файл от предходен месец като „шаблон“ без корекция на периода.

Некоректни идентификатори (ЕГН/ЛНЧ) или данни за лицето

Сверете личните данни с документация/трудов договор.
Проверете дали няма разменени цифри или празни полета.

Несъответствия в кодове (например код за вид осигурен)

Използвайте актуалните кодове според указанията и софтуера.
При съмнение сверете настройките в ТРЗ (профил на лицето, вид договор, осигурителни рискове).

Файлът е отхвърлен по технически причини

Проверете дали файлът е в правилния формат и кодировка според изискванията на НАП.
Опитайте от друг браузър, ако порталът не приема качване.
Уверете се, че КЕП е разпознат и сертификатът е валиден.

Практични правила, които спестяват проблеми

Подайте и Д1, и Д6 по логиката на вашия случай – в много ситуации Д1 и Д6 са свързани, но не са едно и също. Д1 е по лица, Д6 е обобщение на дължими вноски.
Не разчитайте само на входящ номер – винаги проверявайте статуса и резултата от обработката.
Пазете архив – файл, входящ номер, потвърждение и версия на данните за месеца.
Правете корекции бързо – при открита грешка коригирайте веднага, за да не се натрупват проблеми със стаж, здравни права и задължения.