Как да подам уведомление по чл. 62 към НАП

Уведомлението по чл. 62, ал. 5 от Кодекса на труда е задължителното електронно/документално уведомяване към НАП за сключване, изменение и прекратяване на трудов договор. Подаването е ангажимент на работодателя. Ако срокът се изпусне или уведомлението е грешно, се стига до санкции и проблеми при проверки, болнични, обезщетения и осигуряване на служителя.

В тази статия 19 раздела

1) Кога се подава уведомление по чл. 62

Подавате уведомление в трите основни ситуации:

Сключване на трудов договор (назначаване).
Изменение на трудов договор (промяна в данни, които подлежат на деклариране с уведомление).
Прекратяване на трудов договор (освобождаване).

Практично: ако има анекс, който променя елементи, изискващи уведомление (например основание/вид договор, работно време, длъжност по определени кодировки и други данни според Наредба № 5), приемайте, че вероятно имате уведомление за изменение.

2) Срокове, които трябва да спазите

Уведомлението се подава в 3-дневен срок от сключването, изменението или прекратяването на трудовия договор.
При назначаване има и второ критично правило: служителят не трябва да започва работа преди да получи екземпляр от договора и копие от уведомлението, заверено/прието от НАП (в практиката: доказуемо подадено и прието уведомление).

Ако работникът започне работа преди да е изпълнено изискването за предоставяне на документите, рискът при проверка е сериозен, дори уведомлението да бъде подадено в рамките на 3 дни.

3) Какво точно се подава: образец и формат

Уведомлението се подава по образец (Приложение към Наредба № 5). В него има кодове и полета, които определят типа подаване:

Редовно уведомление (първоначално подаване).
Корекция (когато е допустима корекция на вече подадени данни).
Заличаване (когато трябва да се анулира подадено уведомление и след това да се подаде ново с правилни данни).

Важно: не всяка грешка се оправя с „корекция“. При определени грешки правилният подход е заличаване и ново редовно уведомление. Това е една от най-честите причини работодатели да “поправят” неправилно и да остане несъответствие в регистъра.

4) Как се подава уведомлението към НАП

Подаването е по електронен път, като най-използваният вариант е през портала на НАП с КЕП (квалифициран електронен подпис). В практиката имате 2 работещи подхода:

Подаване през софтуер/ТРЗ програма, която генерира файла и го изпраща към НАП.
Подаване през портала на НАП чрез услуга за приемане на данни/документи с КЕП (качване/изпращане на файл, подписване и получаване на входящ номер и резултат).

4.1) Какво ви трябва, за да подадете онлайн

КЕП на задълженото лице (работодателя) или на упълномощено лице, ако е уредено упълномощаване по правилата на НАП.
Данните на работодателя (ЕИК/Булстат) и служителя (ЕГН/ЛНЧ и др.).
Коректно попълнен образец (обикновено чрез ТРЗ/счетоводен софтуер).
Достъп до електронните услуги на НАП.

4.2) Подаване стъпка по стъпка (универсален работещ ред)

Подгответе данните за договора: дата на сключване, дата на започване, основание, длъжност, вид работно време, срок на договора (ако е срочен), място на работа и други изискуеми полета по Наредба № 5.
Генерирайте уведомлението чрез ТРЗ/счетоводен софтуер или по утвърдения формат, който използвате във фирмата.
Влезте в портала на НАП с КЕП.
Изберете услугата за подаване на данни/документи (уведомления по чл. 62 са част от осигурителните документи/подадени данни).
Прикачете/изпратете файла с уведомлението и подпишете с КЕП.
Получете резултат:
- входящ номер/потвърждение за приемане;
- статус за обработка (прието/отхвърлено) и съобщение при грешка.
Съхранете доказателството за подадено и прието уведомление (файл/разписка/статус). Това е ключово при проверка.
Предайте на служителя копие от уведомлението и екземпляр от договора преди реалното започване на работа.

5) Какво се счита за “подадено успешно”

Подадено “успешно” означава:

имате входящ номер или електронно потвърждение от НАП;
статусът е прието/обработено без грешка (не само „изпратено“);
можете да разпечатате/свалите потвърждение при нужда.

Ако файлът е отхвърлен, уведомление реално няма, дори да сте го “изпратили”.

6) Корекция и заличаване: кога кое се използва

6.1) Корекция

Корекция използвайте само когато е допустима за конкретното поле/грешка. Ако подадете корекция за нещо, което не се коригира по този ред, може да получите отказ или да остане несъответствие.

6.2) Заличаване + ново уведомление

Когато е подадено уведомление с данни, които не подлежат на корекция по “код корекция”, правилният ред е:

подавате уведомление със заличаване на грешното;
подавате ново редовно уведомление с правилните данни.

Практично: при спорни ситуации не “импровизирайте”. Проверете указанията към образеца/Наредба № 5 или действащата вътрешна практика във вашата ТРЗ програма.

7) Най-чести грешки при чл. 62 и точни решения

Грешка 1: Изпуснат 3-дневен срок

Решение: въвеждайте правило: уведомлението се подава в деня на подписване или най-късно на следващия работен ден. Не чакайте края на срока.

Грешка 2: Служителят започва работа преди да има копие от прието уведомление

Решение: планирайте подписването така, че подаването да се случи веднага и да имате доказуемо прието уведомление преди първия работен ден.

Грешка 3: Грешна дата на започване или сключване

Решение: проверявайте датите директно по договора и анексите. Две цифри грешка водят до сериозни разминавания в осигуряването и проверки.

Грешка 4: Грешен код основание/вид договор

Решение: сверете основанието с точния текст от договора и правилните кодировки по указанията. Ако се наложи, направете заличаване и ново уведомление вместо “насилена” корекция.

Грешка 5: Подаване като физическо лице вместо като работодател (или обратно)

Решение: уверете се, че входът с КЕП е от правилния субект и че подавате от името на работодателя (ЕИК), а не от личен профил без права.

Грешка 6: Отхвърлен файл и пропуснато повторно подаване

Решение: след всяко подаване проверявайте статуса “прието”. Ако има отказ, коригирайте и подайте отново веднага.

8) Как да си направите процес без пропуски

Създайте контролна стъпка: “Без прието уведомление няма първи работен ден”.
Поддържайте шаблон/чеклист за данните по договора: дати, основание, длъжност, работно време, срок.
Архивирайте разписките/статусите за подадените уведомления по папки на служители.
При промяна с анекс: подавайте уведомление веднага след подписване, не при първата заплата.

9) Бърз чеклист преди да натиснете “Подай”

Датите в уведомлението съвпадат с датите в договора/анекса/заповедта.
Основанието и видът на договора са избрани правилно.
Работното време и срокът (ако е срочен) са попълнени коректно.
Подавате от името на правилния работодател (ЕИК) и имате права за подписване.
След подаването ще проверите статуса “прието” и ще архивирате входящия номер.