Кога се подава VIES декларация – условия, срок и примери (НАП)
VIES декларацията е отчетен документ по ЗДДС, който се подава към НАП само при определени трансгранични сделки в ЕС. Най-важното правило е просто: подавате VIES декларация за онези данъчни периоди, в които сте извършили доставки, които по закон подлежат на VIES деклариране. Ако през месеца няма такива доставки, VIES декларация не се подава.
В тази статия 12 раздела
По-долу ще намерите точните случаи кога се подава, кога не се подава, сроковете, връзката със справка-декларацията по ДДС и практични примери, за да прецените правилно за вашата дейност.
1) Основно правило: кога VIES декларацията е задължителна
VIES декларация се подава от регистрирано по ДДС лице, което за съответния данъчен период е извършило поне една от следните доставки:
- Вътреобщностни доставки на стоки (ВОД) – продажба/изпращане на стоки от България към друга държава членка, когато получателят е идентифициран по ДДС в тази друга държава членка.
- Доставки като посредник в тристранна операция – когато участвате като посредник (middleman) в тристранна сделка по правилата на ЗДДС.
- Доставки на услуги по чл. 21, ал. 2 от ЗДДС, с място на изпълнение на територията на друга държава членка – типично B2B услуги, при които мястото на изпълнение се определя по правилото за данъчно задължено лице (получател в друга държава от ЕС).
Ключов критерий: получателят е в друга държава членка и доставката попада в категорията, която законът изисква да се отчита във VIES.
2) Срок: до кога се подава VIES декларация
Срокът за подаване е до 14-о число включително на месеца, следващ данъчния период, за който се отнася декларацията.
- Ако подавате за данъчен период месец 1, срокът е до 14-о число на месец 2.
- VIES декларацията се подава заедно със справка-декларацията по ДДС и отчетните регистри (дневник покупки и дневник продажби), когато за периода има основания за VIES.
Практично: не чакайте последния ден. При натоварване на системата или проблем с електронния подпис рискувате закъснение.
3) Кога НЕ се подава VIES декларация
VIES декларация не се подава в следните типични ситуации:
- Нямате ВОД, нямате тристранни операции като посредник и нямате услуги по чл. 21, ал. 2 към получатели в ЕС за съответния месец.
- Имате само продажби/услуги в България (вътрешни доставки) – те не влизат във VIES.
- Имате покупки от ЕС (ВОП) – VIES е свързана с определени доставки, които вие извършвате, не с всички видове движения по ДДС.
Важно уточнение: Дори когато VIES не се подава, това не отменя задължението да подадете справка-декларацията по ДДС и отчетните регистри за периода (ако сте регистрирани по ДДС и подлежите на подаване).
4) Най-бърз тест: трябва ли да подавате VIES този месец
Отговорете си с „Да“ или „Не“ на тези 3 въпроса за месеца:
- 1) Продадох ли стоки към фирма/лице с ДДС номер в друга държава от ЕС и стоките реално са изпратени/транспортирани от България към тази държава?
- 2) Участвах ли като посредник в тристранна операция?
- 3) Извърших ли B2B услуги към клиент в друга държава от ЕС, при които мястото на изпълнение е в държавата на клиента (по чл. 21, ал. 2)?
Ако поне на един въпрос отговорът е „Да“, за този период подавате VIES.
5) Примери с точен отговор „подава се / не се подава“
Пример 1: Продажба на стоки към Германия (клиент с валиден DE ДДС номер)
- Има изпращане на стока от България към Германия.
- Получателят е с ДДС номер в ЕС.
- Резултат: подава се VIES за месеца, в който е извършена доставката.
Пример 2: Услуга (консултация) към фирма от Румъния с валиден RO ДДС номер
- Услугата е B2B.
- Мястото на изпълнение се определя по чл. 21, ал. 2 (държавата на получателя).
- Резултат: подава се VIES за този месец.
Пример 3: Продажби само в България
- Няма доставки към ЕС по описаните основания.
- Резултат: VIES не се подава (но справка-декларация по ДДС и дневници се подават по общия ред, ако сте регистрирани по ДДС и подлежите на подаване).
Пример 4: Покупка на стоки от Италия (ВОП), без продажби към ЕС
- Имате вътреобщностно придобиване, но нямате ВОД/услуги по чл. 21, ал. 2 към ЕС/тристранна операция като посредник.
- Резултат: VIES не се подава само заради ВОП.
6) Как се подава VIES декларация на практика
VIES декларацията се подава електронно към НАП, стандартно чрез:
- вход с КЕП (квалифициран електронен подпис);
- услугата за подаване на документи по ДДС (пакетно подаване на справка-декларация, дневници и VIES, когато е приложимо).
Какво трябва да е готово преди подаване:
- Въведени коректно фактури/документи за периода.
- Проверени ДДС номера на получателите в ЕС (за да няма невалидни идентификатори).
- Съответствие между дневник продажби, справка-декларация и VIES (когато се изисква).
7) Какво да проверите, за да не ви върнат VIES с грешка
- Валиден ДДС номер на клиента от друга държава членка (грешен номер е една от най-честите причини за проблеми).
- Правилен данъчен период (месецът, за който подавате).
- Правилно класифициране на доставката – стоки (ВОД), услуга по чл. 21, ал. 2, тристранна операция като посредник.
- Съответствие на стойностите с отчетните регистри и фактурите.